電子帳簿保存法対応ガイド

電子帳簿保存法とは

請求書・領収書・見積書などをメールやWebでやり取りした場合に、紙に印刷せず電子データのまま保存することを定めた法律です。2024年1月から、電子取引データの電子保存はすべての事業者 (個人事業主を含む) に義務づけられました。要件は大きく3つ — 真実性 (あとから改ざんできないこと)、可視性 (必要なときに画面で確認できること)、保存期間 (原則7年) です。

Dokoloが自動で対応している4つのこと

以下の4つの機能が標準で動作するため、お客様が個別に運用ルールを整えなくても法令要件を満たせます。

発行・修正・送付の操作はすべて自動で履歴に記録され、一度残った履歴は後から書き換えられません。国税庁が「訂正削除履歴保持システム方式」と呼ぶ、SaaSが真実性要件を満たすための代表的な方式です。
発行済みの文書は、取引先名・取引日・金額の3項目で検索できます。範囲指定や複数条件の組み合わせにも対応しているので、「2024年4月の◯◯商事との10万円以上の取引」といった問い合わせにもすぐ該当文書を出せます。
発行済の文書は削除できない仕様のため、法定の7年間ライブラリにそのまま残ります。下書きを誤って削除した場合は、ゴミ箱からいつでも復元できます。
発行する請求書には、登録番号・税率ごとの消費税額・適用税率など、適格請求書 (インボイス) として必要な記載事項が最初から揃った形で出力されます。

交付前なら発行を取り消せます — 交付後の修正は「修正交付」で

PDFのダウンロードは何度でも自由に行え、文書の状態には影響しません。文書が「発行済」になり直接編集できなくなるのは、「発行する」ボタンを押した時点です。適格請求書等の義務は、ファイル作成時ではなく取引先へ実際に「交付」した時点にかかります (国税庁Q&A問32・問33)。交付前なら「発行取消」でいつでも下書きに戻せます (取消も履歴に記録され、消えません)。メールでの送付は発行と交付を1つの操作で同時に行い、郵送・対面・他のメールソフトで送付した場合は「交付済にする」ボタンで交付を記録してください。どちらの経路でも、交付が済むと発行取消はできなくなります。交付後に誤りが見つかったら、ライブラリで該当文書を開いて「修正交付を作成」を押してください。新しい修正版が下書きとして作成され、元の文書は自動で「修正済」に切り替わります。修正版PDFには「修正」タグと元の文書番号・発行日への参照が自動で入るため、国税庁Q&A問33 (方法A) に沿った形で取引先に再送付できます。

Dokoloの担当範囲と、お客様にお願いする部分

Dokoloは「保存・履歴・検索」のしくみを提供するソフトウェアです。一方、法令上「データを保管しておく義務」を負うのは事業者であるお客様ご自身です。ご解約後も法定の7年間は保管が必要なため、少なくとも年に一度はライブラリの「請求書を一括ダウンロード」「領収書を一括ダウンロード」「見積書を一括ダウンロード」ボタンで種別ごとのPDF ZIPを取り、PCやクラウドに保管しておくことをおすすめします。同じ場所にメタデータCSV (1文書1行、UTF-8) もダウンロードできるので、Excelで集計したり税理士に渡したりできます。会計ソフトに直接取り込める仕訳CSV (freee / マネーフォワード等) は今後対応予定です。損金算入の可否や消費税の取り扱いなど、税務上の具体的な判断については顧問税理士の方にご相談ください。

売上5,000万円以下なら「検索要件」の対象外です

基準期間 (前々事業年度) の課税売上高が5,000万円以下の事業者は、検索機能を備える要件が免除されます。多くのフリーランスや小規模法人がここに該当します。ただし真実性と可視性の要件は売上規模に関係なく適用されます。Dokoloは免除対象の方にも検索機能を標準で提供しているため、将来売上が5,000万円を超えても運用を変える必要はありません。

よくある質問

電子帳簿保存法に対応していないと、どんな不利益がありますか?: 青色申告の承認取り消し、追徴課税、消費税の仕入税額控除が認められない — などが代表的な不利益として挙げられています。国税庁は「相当の理由」がある場合の宥恕措置も示していますが、義務化はすでに2024年1月から施行されているため、宥恕に頼らず早めに対応を進めるのが安全です。
紙で受け取った請求書はどうしたらいいですか?: 紙でやり取りした書類は、これまで通り紙で保管できます。電子保存の義務がかかるのは、メール添付やWebダウンロードなど電子データで受け渡しした書類のみです。
PDFをダウンロードすると文書がロックされますか?: いいえ。PDFのダウンロードは文書の状態を変更しません。下書きのまま何度でも自由にダウンロードでき、内容の編集も続けられます。文書が「発行済」になりロックされるのは、ライブラリまたは編集画面の「発行する」ボタンを押したときだけです。押す前には確認ダイアログが表示されるため、誤って発行してしまうことはありません。もし誤って発行された場合でも「修正交付を作成」で正しい修正版を発行できます。元の文書は履歴に残り、修正版へのリンクも付くので、取引先への説明もスムーズに行えます。
Dokoloをやめたら過去の文書はどうなりますか?: 解約前に、ライブラリの種別タブ (請求書 / 領収書 / 見積書) で「一括ダウンロード」ボタンを押してください。PDF ZIPに加え、CSV (1文書1行のメタデータ、UTF-8) も同じ場所からダウンロードできます。Excel で集計したり税理士にそのまま渡せる形式です。発行・修正・送付の完全な履歴がほしい場合は、別途プロフィール画面の「データをエクスポート」からアカウント全体のJSONダンプも取得しておくと安心です。法定の7年間はお客様ご自身で保管していただく必要があります。会計ソフトに直接取り込める仕訳CSV (freee / マネーフォワード等) は今後対応予定です。
税務調査で「履歴を見せてください」と言われたら?: ライブラリで該当の文書を開くと、発行日時・修正履歴・送付履歴がそのまま画面に表示されます。その画面をお見せいただくか、種別ごとのPDF ZIP一括ダウンロードで提出していただけます (ZIP内のmanifest.jsonに各文書のメタデータが入っています)。

電子帳簿保存法への対応