일본 견적서 작성법 가이드

견적서란

견적서는 상품이나 서비스를 제공하기 전에 가격, 수량, 공기, 조건 등을 상대방에게 제시하기 위한 문서입니다. 계약서 그 자체는 아니지만, 이후 발주, 계약, 청구의 기준이 되므로 제시 조건이 명확하게 읽히는 형태로 정리해 두는 것이 중요합니다.

언제 제시하는가

견적서는 문의에 대한 회신 시점, 발주 전 조건 확인 시점, 가격 변경 안내 시점처럼 상대방이 발주 여부를 판단하기 전에 제시합니다. 내용, 금액, 전제 조건을 사전에 공유한 상태에서 거래를 진행하기 위한 문서이므로 거래 시작 전 단계에서 제출하는 것이 기본입니다.

견적서와 청구서의 차이

견적서는 계약 전에 조건과 예상 금액을 제시하는 문서이고, 청구서는 거래 후에 지급을 요청하는 문서입니다. 둘 다 금액이 적히지만, 견적서는 조건 제시, 청구서는 대금 청구라는 역할 차이가 있습니다.

• 견적서: 거래 전에 조건, 수량, 금액, 전제 사항을 제시하는 문서
• 청구서: 거래 후에 지급 금액, 지급 기한, 입금처를 통지해 대금 지급을 요청하는 문서

세금 표시의 기본

견적서는 청구서와 달리 인보이스 제도의 법정 필수 문서는 아닙니다. 다만 이후 계약이나 청구와의 차이를 줄이기 위해, 세금 포함 표시인지 세전 표시인지 명확히 해 두는 것이 중요합니다. 또한 세율이 여러 개라면 세율별 대상 금액과 세액이 보이도록 정리해 두면, 이후 확인이나 청구 처리도 훨씬 수월해집니다. 경감세율 대상이 있다면 어떤 항목이 대상인지 알 수 있는 주기를 붙여 두는 편이 실무상 다루기 쉽습니다.

전자 견적서는 일반적으로 사용할 수 있다

일본에서는 PDF 첨부, 다운로드 링크, 클라우드 공유 등을 통한 전자 견적서 송부가 일반적으로 이루어지고 있습니다. 종이 우편보다 제시가 빠르고, 재송이나 수정본 공유가 쉽다는 점이 장점입니다. 실무상으로는 상대방이 전자 수령에 대응하고 있는지에 더해, 어떤 버전이 최신본인지 알 수 있도록 관리(버전 관리)되고 있는지가 중요합니다.

보관과 관리

견적서는 발행 사본이나 받은 내용이 거래 기록의 일부가 되는 경우가 있어, 사업상 중요한 서류로 정리해 두는 것이 바람직합니다. 특히 거래와 관련된 견적서는 전자장부보존법상 전자거래에 해당할 수 있으며, 그 경우에는 데이터를 그대로 보관해야 합니다. (단순 참고용 견적서처럼 실제 거래로 이어지지 않은 경우는 이에 해당하지 않을 수 있습니다.) 보관 방식과 기간은 사업 형태와 세무상 구분에 따라 다르지만, 거래 기록으로 취급되는 경우에는 원칙적으로 일정 기간(일반적으로는 약 7년)의 보관이 요구됩니다. 또한 검색이 쉽고, 어떤 버전이 최종본인지 추적할 수 있는 상태(버전 관리)로 보관해 두는 것이 실무상 중요합니다.