일본 청구서 이해하기
청구서란?
청구서(請求書)는 상품이나 서비스를 제공한 후 거래처에 대금 지급을 공식적으로 요청하는 문서입니다.
청구서의 역할
일본에서 청구서는 결제 금액과 거래 내용을 명확히 전달하며, 회계·세무 처리와 거래 기록의 근거 자료로 사용됩니다. 법적으로 필수인 경우는 많지 않지만 실무에서는 대부분의 거래에서 발행됩니다.
청구서와 영수증의 차이
청구서는 결제 이전에 발행되어 지급을 요청하는 문서이며, 영수증은 결제 완료 후에 발행되어 지급 사실을 증명합니다.
- 청구서(請求書): 지급 요청을 위한 문서
- 영수증(領収書): 지급 완료를 증명하는 문서
일본 청구서 기본 기재 항목
기본적으로 포함되는 항목
일본 청구서에는 일반적으로 다음 항목을 기재합니다.
청구서 제목
예: "請求書" 또는 "Invoice".
발행일
청구서를 발행한 날짜.
청구서 번호
관리용 번호(선택 사항이지만 권장).
발행자 정보
회사명 또는 개인명, 주소, 연락처.
수신자 정보
거래처(수신자) 명칭.
거래 내용
상품/서비스 내용.
수량·단가
품목별 수량과 단가.
소계
세금 제외 금액.
소비세
거래에 대한 세금 금액.
합계 금액
세금 포함 최종 금액.
지급 기한
결제 예정일.
지급 방법
계좌 정보 등 결제 방법.
인보이스 제도(적격 청구서)
2023년 10월부터 일본에서는 적격 청구서 등 저장 방식(인보이스 제도)이 시행되었습니다. 매입세액 공제를 받으려면 요건을 충족한 적격 청구서를 보관해야 하며, 적격 청구서는 등록된 발행사업자만 발행할 수 있습니다.
적격 청구서 필수 기재사항
다음 항목이 누락되면 원칙적으로 매입세액 공제를 받을 수 없습니다.
등록번호
T+13자리의 적격 청구서 발행사업자 등록번호.
거래일자
재화·용역의 제공일.
거래 내용
상품/서비스 내용.
세율별 과세대가
10%, 8% 등 세율별로 구분한 금액.
적용 세율
각 구분에 적용된 세율.
세율별 소비세액
세율별 소비세 금액.
수신자명
청구서를 받는 사업자의 명칭.
소비세 표시 방법
소비세 표시를 명확히 해야 합니다.
- 세금 포함/별도 표기 모두 가능.
- 세율이 여러 개일 경우 반드시 구분 표기.
- 적격 청구서는 세율별 소비세액 명시가 필요.
전자 청구서 및 보관
전자 청구서
일본에서는 PDF 등 전자 형태의 청구서 발행·보관이 인정됩니다. 내용이 적절하면 법적·세무상 문제가 없으며, 전자장부보존법 요건을 고려해야 합니다.
보관 기간
청구서는 원칙적으로 7년간 보관해야 하며, 보관 기간은 확정신고 기한 다음 날부터 계산됩니다.
작성 시 유의사항
- 거래처의 공식 명칭을 정확히 기재하기.
- 금액 계산 오류 방지.
- 발행일·거래일 누락 주의.
- 인보이스 제도 대응 필요 여부 사전 확인.
- 기재 내용이 거래 실태와 일치하도록 관리.
결론
요약
청구서는 일본 거래에서 중요한 문서이며, 인보이스 제도 이후로 정확한 기재가 더욱 중요해졌습니다. 올바른 형식으로 청구서를 작성하면 거래 신뢰를 유지하고 회계·세무 처리를 원활하게 할 수 있습니다.
면책 조항
본 내용은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며, 세무·법률 자문이 아닙니다. 구체적인 판단은 전문가와 상담하시기 바랍니다.