전자장부보존법 대응 가이드

전자장부보존법이란?

청구서·영수증·견적서 등을 이메일이나 웹으로 주고받는 경우, 종이로 출력하지 않고 전자 데이터 그대로 보관하도록 정한 일본 법률입니다. 2024년 1월부터 일본 내 모든 사업자(개인사업자 포함)가 적용 대상이 되었습니다. 핵심 요건은 세 가지입니다 — 진실성(나중에 임의로 고칠 수 없을 것), 가시성(필요할 때 화면에서 확인할 수 있을 것), 보존기간(원칙 7년).

Dokolo가 자동으로 처리해 드리는 것

아래 네 가지 기능이 작동하므로, 별도로 사내 운영 규정을 만드시지 않아도 법령 요건을 충족할 수 있습니다.

발행·수정·송부 작업이 모두 자동으로 이력에 기록되며, 한번 기록된 이력은 이후 변경할 수 없습니다. 일본 국세청이 「訂正削除履歴保持システム方式 (정정·삭제 이력 보존 시스템 방식)」이라고 부르는, 클라우드 서비스가 진실성 요건을 충족하는 가장 일반적인 방식입니다.
발행한 문서는 거래처명·거래일·금액 세 항목으로 검색하실 수 있습니다. 범위 지정과 복합 조건을 함께 쓸 수 있어, 「2024년 4월에 ○○상사와 거래한 10만엔 이상 건」 같은 요청에도 곧바로 해당 문서를 찾으실 수 있습니다.
발행된 문서는 삭제되지 않는 사양으로, 법으로 정해진 7년 동안 라이브러리에 그대로 남습니다. 초안을 실수로 삭제하셨다면 언제든지 휴지통에서 복원하실 수 있습니다.
Dokolo에서 발행되는 청구서는 등록번호, 세율별 소비세액, 적용 세율 등 적격청구서(인보이스)에 필요한 기재 항목을 모두 갖춘 형태로 출력됩니다.

교부 전이라면 발행을 취소할 수 있습니다 — 교부 후 수정은 「修正交付」로

PDF 다운로드는 몇 번이든 자유롭게 하실 수 있으며, 문서 상태에는 영향을 주지 않습니다. 문서가 「발행됨」 상태가 되어 직접 수정하실 수 없게 되는 시점은, 「발행」 버튼을 누르셨을 때뿐입니다. 적격청구서 등의 의무는 파일을 만든 시점이 아니라 거래처에 실제로 「교부」한 시점에 발생합니다 (일본 국세청 Q&A 32번·33번). 교부 전이라면 「발행 취소」로 언제든지 초안으로 되돌리실 수 있습니다 (취소 사실도 이력에 그대로 남으며 사라지지 않습니다). 이메일 송부는 발행과 교부를 한 번에 처리하며, 우편·대면·다른 메일 프로그램으로 보내신 경우는 「교부됨으로 표시」 버튼으로 교부를 기록해 주십시오. 어느 경로든 교부가 끝나면 발행 취소는 더 이상 불가능합니다. 교부 후 오류를 발견하셨다면 라이브러리에서 해당 문서를 여시고 「修正交付 작성」 버튼을 눌러 주세요. 새로운 수정본이 초안으로 만들어지고, 원본 문서는 자동으로 「수정됨」 상태로 바뀝니다. 수정본 PDF에는 「修正(수정)」 태그와 원본 문서 번호·발행일 참조가 자동으로 들어가므로, 일본 국세청 Q&A 33번(방법 A) 지침에 맞춰 거래처에 다시 보내실 수 있습니다.

Dokolo의 역할과 사용자께서 챙기실 부분

Dokolo는 보관·이력·검색 기능을 제공하는 소프트웨어입니다. 다만 법적으로 「데이터를 보관할 의무」는 사업자이신 사용자 본인에게 있습니다. Dokolo 이용을 종료하신 뒤에도 7년 보관 의무는 그대로 남기 때문에, 최소 1년에 한 번은 라이브러리의 종별 탭(청구서·영수증·견적서)에서 「일괄 ZIP 다운로드」 버튼을 눌러 종류별 PDF ZIP 파일을 받아 PC나 클라우드에 보관해 두시기를 권장합니다. 같은 위치에서 메타데이터 CSV (1문서 1행, UTF-8) 도 다운로드 가능 — Excel에서 집계하거나 세무사께 전달하기에 적합합니다. 회계 소프트웨어에 직접 import 가능한 仕訳 CSV (freee / Money Forward 등) 는 추후 추가 예정입니다. 손금 산입 가능 여부, 소비세 처리 등 구체적인 세무 판단은 담당 세무사와 상담해 주세요.

매출 5,000만엔 이하라면 「검색 요건」은 적용되지 않습니다

기준 기간(전전 사업연도)의 과세 매출액이 5,000만엔 이하인 사업자는 검색 기능을 갖춰야 할 의무에서 면제됩니다. 대부분의 프리랜서와 소규모 법인이 여기에 해당합니다. 다만 진실성과 가시성 요건은 매출 규모와 관계없이 모두 적용된다는 점은 알아두시는 게 좋습니다. Dokolo는 면제 대상이신 분께도 검색 기능을 기본으로 제공해 드리기 때문에, 사업이 커져 5,000만엔을 넘게 되시더라도 운영 방식을 바꾸실 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문

전자장부보존법을 지키지 않으면 어떤 불이익이 있나요?: 청색신고(青色申告) 승인 취소, 추징 과세, 소비세 매입세액 공제 불인정 등이 거론되는 불이익입니다. 일본 국세청은 「상당한 이유」가 있는 경우에 한해 유예 조치를 인정하고 있으나, 의무화 자체는 이미 시행 중이므로 빨리 대응하시는 편이 안전합니다.
종이로 받은 청구서는 어떻게 보관해야 하나요?: 종이로 주고받으신 서류는 지금까지처럼 종이로 보관하셔도 괜찮습니다. 전자장부보존법상의 전자 보관 의무는 이메일 첨부, 웹 다운로드 등 전자 데이터로 주고받은 서류에만 적용됩니다.
PDF를 다운로드하면 문서가 잠기나요?: 아니요. PDF 다운로드는 문서의 상태를 변경하지 않습니다. 하시고 싶은 만큼 몇 번이든 다운로드하시고 이후에도 계속 수정하실 수 있습니다. 문서가 「발행됨」으로 바뀌어 잠기는 시점은 라이브러리나 편집 화면에서 「발행」 버튼을 누르셨을 때뿐입니다. 누르시기 전에 확인 창이 먼저 표시되므로, 실수로 눌러도 바로 발행되지는 않습니다. 그래도 실수로 발행되었다면 「修正交付 작성」으로 올바르게 수정한 새 버전을 만드시면 됩니다. 원본은 이력에 그대로 남고 수정본 링크가 함께 표시되므로, 거래처에 사정을 설명하시기에도 부담이 없습니다.
Dokolo 이용을 종료하면 그동안의 문서는 어떻게 되나요?: 이용을 종료하시기 전에 라이브러리의 종별 탭(청구서·영수증·견적서)을 차례로 여시고 「일괄 ZIP 다운로드」 버튼을 눌러 주세요. PDF ZIP 외에도 같은 위치에서 메타데이터 CSV (1문서 1행, UTF-8) 도 받으실 수 있어 — Excel 집계나 세무사 제출에 그대로 사용 가능합니다. 발행·수정·송부 이력 전체를 함께 받고 싶으시다면 프로필 화면의 「데이터 내보내기」 버튼으로 계정 전체 JSON 덤프도 받아두시면 안전합니다. 7년 보관 의무는 사용자 본인에게 있습니다. 회계 소프트웨어에 직접 import 가능한 仕訳 CSV (freee / Money Forward 등) 는 추후 추가 예정입니다.
세무조사에서 이력을 보여달라고 하면 어떻게 대응하나요?: 라이브러리에서 해당 문서를 여시면 발행 일시·수정 이력·송부 이력이 한 화면에 표시됩니다. 그 화면을 그대로 보여 드리시거나, 종별 「일괄 ZIP 다운로드」로 받은 PDF ZIP을 제출하시면 됩니다 (ZIP 내 manifest.json에 각 문서의 메타데이터가 포함되어 있습니다).

일본 전자장부보존법(電子帳簿保存法) 대응