일본 전자장부보존법(電子帳簿保存法) — 청구서·영수증 전자 보존 요건, 검색 요건 면제, 보존기간
일본 전자장부보존법 가운데 2024년 1월부터 의무가 된 전자거래 데이터(電子取引データ) 보존을 중심으로 설명합니다. 변조 방지와 검색 요건, 검색 요건이 면제되는 조건, 보존기간, 준비가 늦어질 때의 유예 조치, Dokolo에서 할 수 있는 것을 정리했습니다.
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대상일본 소득세·법인세에서 장부·서류 보존 의무가 있는 개인사업자·법인(일본에서 사업을 하고 신고하는 분). 한국 등 일본 밖에 살면서 일본 거래처에 PDF를 보내는 분은 맨 처음 상자를 보세요.
핵심 답
- 메일이나 웹으로 주고받은 청구서·영수증·견적서 등은 「電子取引(전자거래)」에 해당하며, 일본 소득세·법인세의 보존의무자는 그 데이터를 전자 데이터 그대로 보존해야 합니다. 종이로 출력해 보존을 대신할 수 없습니다[1][2].
- 보존할 때는 변조를 막는 조치(真実性の確保, 진실성 확보) 4가지 중 하나와, 디스플레이 등의 비치·검색 기능(可視性の確保, 가시성 확보)이 필요합니다[3]. 전용 시스템이 없어도 事務処理規程(사무처리 규정)을 정해 지키는 방법으로 진실성을 확보할 수 있습니다[4].
- 검색 기능은 기준기간 매출액이 5,000만 엔 이하이거나, 출력한 서면을 날짜·거래처별로 정리해 둔 경우에 필요 없습니다. 어느 쪽이든 세무서 직원의 다운로드 요구(ダウンロードの求め)에 응할 수 있어야 합니다[5].
- 보존기간은 법인이 원칙 7년(청색신고(青色申告, 장부를 갖추고 세무서 승인을 받아 하는 신고)에서 결손금이 생긴 사업연도 등은 10년), 개인사업자는 서류 종류와 신고 구분에 따라 5년 또는 7년입니다. 소비세 과세사업자가 보존하는 청구서 등과 교부한 적격청구서의 사본은 7년입니다[6][7].
- Dokolo에서는 로그인해 저장한 서류가 「교부됨」이 되면 변경도 삭제도 할 수 없고, 정정은 수정본으로 만듭니다. 검색과 일괄 다운로드도 쓸 수 있습니다. 이것만으로 진실성 확보 조치에 해당하는지는 확인되지 않았으므로 사무처리 규정도 함께 정하세요. 법정 기간 동안 데이터를 보존할 의무는 사업자 본인에게 있습니다.
이 페이지의 내용일본 전자장부보존법이란 — 의무는 전자거래 데이터 보존
일본 전자장부보존법이란 — 의무는 전자거래 데이터 보존
電子帳簿保存法(전자장부보존법)은 세무 관련 장부·서류를 데이터로 보존할 수 있게 하는 법률입니다. 전자 데이터로 거래 정보를 주고받았을 때의 보존 의무와 보존 방법도 함께 정합니다[10]. 장부나 종이 서류를 데이터로 보존할지는 사업자가 고를 수 있지만, 전자거래 데이터의 보존은 의무입니다[10][1].
「電子取引(전자거래)」는 거래 정보를 전자적 방식으로 주고받는 거래입니다. 거래 정보란 주문서·계약서·송장(送り状)·영수증·견적서 등에 보통 적는 사항을 말합니다[1]. 메일 본문과 첨부 파일, 웹사이트를 통한 주고받기도 포함됩니다[1].
받은 데이터만 보존하는 것이 아닙니다. 상대방에게 보낸 청구서·영수증 등의 데이터도 종이 사본과 마찬가지로 보존 대상입니다[1]. 종이로 주고받은 서류는 전자거래가 아니므로 지금처럼 종이로 보존합니다[1]. 견적서 가운데 잘못 쓴 것, 정식 견적서 전의 가견적, 일방적으로 보내온 견적서 등은 보존할 필요가 없다고 합니다[1]. 견적서 작성법은 일본 견적서 작성법에서 설명합니다.
소득세·법인세 보존에서는 전자거래 데이터를 출력한 서면으로 보존하는 방법이 2021년도(令和3年度) 세제 개정으로 폐지되었습니다. 서면 보존을 사실상 허용하던 宥恕措置(관용 조치)도 2023년 12월 31일로 끝났습니다[2]. 소비세 법령에서 보존하도록 정한 전자 인보이스 등의 데이터는 취급이 달라, 서면으로 출력해 보존하는 것도 계속 인정됩니다[2].
전자거래 데이터 보존 요건 — 진실성 확보와 가시성 확보
전자거래 데이터를 보존할 때는 진실성과 가시성을 확보하는 요건을 갖춥니다[3]. 진실성 확보는 다음 4가지 조치 중 하나를 하는 것입니다[3].
| 조치 | 내용 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 1. 타임스탬프가 붙은 상태로 받기 | タイムスタンプ(타임스탬프)가 붙은 데이터를 주고받습니다[3]. | 보내는 쪽이 타임스탬프를 붙여 보낼 때 쓸 수 있는 조치입니다. |
| 2. 받은 뒤 타임스탬프 붙이기 | 신속하게(또는 업무 처리에 걸리는 통상 기간이 지난 뒤 신속하게) 타임스탬프를 붙입니다[3]. | 「통상 기간이 지난 뒤」로 하려면 붙이기까지의 사무 처리 규정을 정해 두어야 합니다[3]. |
| 3. 정정·삭제 기록이 남는(또는 정정·삭제할 수 없는) 시스템 쓰기 | 정정·삭제하면 기록이 남는 시스템이나 정정·삭제할 수 없는 시스템에서 데이터를 주고받고 보존합니다[3]. | 보존만이 아니라 주고받기도 그 시스템 안에서 해야 합니다[11]. |
| 4. 사무처리 규정을 정해 지키기 | 정당한 이유 없는 정정·삭제를 막는 事務処理規程을 정하고 비치해 운용합니다[3]. | 국세청이 규정 샘플을 공개합니다[3]. 전용 시스템이 없어도 쓸 수 있는 방법입니다[4]. |
데이터를 받는 방식에 따라 여러 조치를 나눠 써도 됩니다[3]. 예를 들어 시스템 안에서 주고받은 것은 3번, 메일로 받은 것은 4번 규정으로 보존하는 식입니다.
가시성 확보 — 화면으로 볼 수 있고 검색할 수 있을 것
- 시스템 개요서: 자체 개발 프로그램을 쓰는 경우에만 시스템 개요를 적은 서류를 비치합니다[3].
- 열람 장치(見読可能装置): 디스플레이·프린터 등을 비치합니다. 성능이나 대수에 대한 요건은 없습니다[3].
- 검색 기능: ① 거래 연월일 등 날짜·거래 금액·거래처로 검색할 수 있을 것, ② 날짜와 금액은 범위를 지정할 수 있을 것, ③ 두 개 이상의 항목을 조합해 검색할 수 있을 것, 세 가지입니다[5].
세무서 직원의 데이터 다운로드 요구에 응할 수 있게 해 두면 ②의 범위 지정과 ③의 조합은 필요 없습니다[5]. 이때도 ①의 세 항목으로는 검색할 수 있어야 합니다. ①까지 필요 없게 되는 조건은 다음 절에서 설명합니다.
전용 시스템이 없을 때의 보존 예
국세청은 배우자와 둘이 사업하는 개인사업자가 메일로 PDF 청구서를 받은 경우의 예로, 다음 방법이면 요건을 충족한다고 합니다[8].
- 파일명에 날짜·거래처·금액을 규칙적으로 넣는다 (예: 「20261130_株式会社サンプル_110000」)[8].
- 「거래처별」「월별」 등 정해 둔 폴더에 넣어 보존한다[8].
- 사무처리 규정을 정해 비치하고, 규정대로 운용한다[8].
파일명 대신 일련번호를 붙이고 내용을 색인부(索引簿, 스프레드시트 목록 등)로 관리하는 방법도 있습니다[8]. 백업은 법령상 요건이 아니지만, 보존기간 내내 제대로 보존하기 위해 해 두는 것이 바람직하다고 합니다[7].
검색 요건이 필요 없는 조건 — 매출 5,000만 엔 이하와 출력 서면 정리
다음 중 하나에 해당하고 동시에 세무서 직원의 다운로드 요구에 응할 수 있게 해 두면, 검색 기능 확보 요건이 모두 필요 없습니다[5][4].
- 판정 기간의 기준기간 매출액이 5,000만 엔 이하: 개인사업자는 전자거래를 한 해의 전전년 1월 1일~12월 31일, 법인은 전자거래를 한 사업연도의 전전 사업연도 매출액으로 판단합니다[5].
- 출력한 서면을 정리해 둠: 전자거래 데이터를 출력해 과세기간별로 날짜순·거래처별로 정리하고, 제시·제출할 수 있게 해 둔 경우입니다(매출액과 무관)[5].
여기서 매출액은 소비세의 課税売上高(과세매출액)와 다릅니다. 세금 별도 금액으로 판단하고 비과세 매출도 포함하므로, 일본 소비세 면세사업자(免税事業者)라도 5,000만 엔을 넘을 수 있습니다[5]. 기준기간이 없는 신규 개업 첫해와 이듬해는 검색 기능이 필요 없습니다(이때도 다운로드 요구에 응할 수 있어야 합니다)[5].
서면 정리 방법을 고른다면 평소에 출력해 정리해 둡니다. 세무조사 때 지체 없이 제시·제출하지 못하면 조건을 충족하지 않는다고 판단될 수 있습니다[5].
전자거래 데이터 보존기간 — 법인·개인사업자·소비세 과세사업자
전자거래 데이터의 보존기간은 종이 장부·서류와 같이 소득세법·법인세법 등이 정한 기간입니다[7]. 「청구서는 7년」으로 뭉뚱그리지 말고, 자신이 어느 구분에 해당하는지로 확인합니다.
| 구분 | 보존기간 | 기산일 |
|---|---|---|
| 법인 (청색·백색) | 주문서·계약서·영수증 등 서류는 7년. 청색신고에서 결손금이 생긴 사업연도 등은 10년입니다[6][7]. | 확정신고서 제출기한의 다음 날[7] |
| 개인사업자 (청색신고) | 영수증 등 현금·예금 거래 관계 서류는 7년(전전년분 사업소득과 부동산소득 금액이 300만 엔 이하면 5년). 청구서·견적서·계약서·납품서 등 그 밖의 서류는 5년입니다[7][12]. | 작성 또는 수령한 날이 속한 해의 다음 해 3월 15일의 다음 날[7] |
| 개인사업자 (백색신고) | 업무에 관해 작성·수령한 청구서·납품서·송장·영수증 등 서류는 5년입니다[7][12]. | 위와 같음[7] |
| 소비세 과세사업자·적격청구서 발행사업자 | 매입세액공제(仕入税額控除) 요건으로 보존하는 청구서 등과, 교부한 적격청구서의 사본·제공한 전자적 기록은 위 구분과 관계없이 7년입니다[7][12]. | — |
적격청구서 발행사업자(適格請求書発行事業者)로서 청구서를 PDF로 보냈다면, 그 데이터는 개인사업자라도 7년 보존합니다[7]. 적격청구서 작성법은 일본 청구서 작성법에서 설명합니다.
요건대로 보존하지 못할 때 — 유예 조치(猶予措置)
시스템이나 사내 절차 정비가 늦어지는 등 요건대로 보존하지 못하는 데 「상당한 이유(相当の理由)」가 있다고 세무서장이 인정하면, 요건과 관계없이 데이터를 보존하면 됩니다. 단, 세무조사 때 데이터 다운로드 요구와 출력한 서면의 제시·제출 요구 양쪽에 응할 수 있어야 합니다[2][4].
이 유예 조치에는 세무서에 대한 사전 신청이 필요 없습니다. 인력 부족이나 자금 부족도 이유로 인정된다고 합니다[4]. 반면 데이터를 지우고 출력한 서면만 보존하는 것은 이 조치로도 인정되지 않습니다[2].
상당한 이유 등이 없는데 요건대로 보존하지 않으면 청색신고 승인 취소 대상이 될 수 있습니다. 취소 여부는 위반 정도 등을 종합해 판단한다고 합니다[2].
보존 방법을 정할 때 확인할 것
- 메일이나 웹으로 주고받은 청구서·영수증·견적서 데이터를 지우지 않고 보존하고 있는가
- 진실성 확보 조치를 정했는가. 전용 시스템이 없다면 사무처리 규정을 정해 운용하고 있는가
- 날짜·금액·거래처로 검색할 수 있는가. 못 한다면 매출 5,000만 엔 이하 등의 조건에 해당하고 다운로드 요구에 응할 수 있는가
- 자신의 구분(법인 / 개인 청색·백색 / 과세사업자)의 보존기간까지 데이터를 남길 보존처를 마련했는가
자주 묻는 질문
메일로 받은 청구서를 출력해서 보관하면 되나요?
일본 소득세·법인세의 보존으로는 부족합니다. 전자거래 데이터를 출력한 서면으로 보존하는 방법은 폐지되었고, 데이터 자체를 보존합니다[2]. 데이터를 요건대로 보존하면서 관리용으로 출력한 서면을 함께 보관하는 것은 괜찮습니다[3].
매출이 5,000만 엔 이하면 전자장부보존법 대응이 필요 없나요?
아닙니다. 필요 없게 되는 것은 검색 기능 확보뿐이고, 세무서 직원의 다운로드 요구에 응할 수 있어야 한다는 조건이 붙습니다[5]. 데이터를 지우지 않고 보존하는 것, 진실성 확보 조치, 디스플레이 등의 비치는 매출과 관계없이 필요합니다[4].
Dokolo를 쓰면 전자장부보존법에 대응되나요?
Dokolo를 쓰는 것만으로 대응된다고는 할 수 없습니다. Dokolo에서는 교부된 서류를 변경도 삭제도 할 수 없지만, 조치 3은 데이터 주고받기도 시스템 안에서 하고 보존기간 내내 갖춰야 하며[11], Dokolo의 「이메일로 보내기」가 여기에 해당하는지는 확인되지 않았습니다. Dokolo에서 만들고 교부한 서류를 포함해 사무처리 규정(조치 4)을 정해 운용하세요[3]. 로그인 후 쓸 수 있는 검색과 일괄 다운로드는 보존을 돕는 기능입니다. 계정을 삭제하면 Dokolo에는 아무것도 남지 않으므로, 법정 기간 동안 직접도 데이터를 보관하세요.
Dokolo 계정을 삭제하면 교부한 서류는 어떻게 되나요?
교부된 서류와 교부 때 PDF, 기록을 포함한 모든 서류가 삭제되어 Dokolo에 남지 않습니다. 교부된 서류가 있으면 마지막으로 교부한 뒤에 내보내기를 마칠 때까지 삭제할 수 없습니다. 「설정」의 「데이터 내보내기」에서 「모든 종류(ZIP)」를 고르면 교부 때 PDF, 목록 index.csv, 기록 history.json을 내보냅니다. 삭제한 뒤 직접 보존할 때도 사무처리 규정을 정해 지키는 방법으로 진실성을 확보할 수 있습니다[4]. 기준기간 매출액이 5,000만 엔 이하이고 다운로드 요구에 응할 수 있으면 검색 기능은 필요 없습니다[5].
출처
- [1]
国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問1・問2（制度の概要・電子取引の範囲）
令和8年7月1차 자료
- [2]
- [3]
- [4]
令和5年12月1차 자료
- [5]
- [6]
令和8年4月1日現在法令等1차 자료
- [7]
国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問17（保存期間）
令和8年7月1차 자료
- [8]
- [9]
国税庁 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問16（同じ内容を書面でも受領した場合）
令和8年7月1차 자료
- [10]
2026年10月19日確認1차 자료
- [11]
- [12]
国税庁 暮らしの税情報（令和8年度版）記帳や帳簿等保存・青色申告
令和8年度版1차 자료
- [13]
国税庁 適格請求書等保存方式に関するQ&A 問33（修正した適格請求書の交付方法）
令和5年10月改訂1차 자료
최종 확인일